Data Processing Terms

1. Úvodní ustanovení

1.1 Tyto zpracovatelské podmínky („Zpracovatelské podmínky“) upravují zpracování osobních údajů, které Svatbee provádí pro Firmu jako zpracovatel při poskytování Služby. Zpracovatelské podmínky jsou součástí smlouvy uzavřené mezi Svatbee a Firmou podle Podmínek užívání Svatbee dostupných na https://svatbee.com/obchodni-podminky.html („Podmínky“ a „Smlouva“) a Firma s nimi souhlasí spolu s Podmínkami při registraci.

1.2 Svatbee: Svatbee s.r.o., IČO: 30118972, se sídlem Plzeňská 3352/156, 150 00 Praha 5, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 457542; e-mail: gdpr (zavináč) svatbee.com („Svatbee“).

1.3 Firma: podnikatel, který uzavřel se Svatbee Smlouvu jako Dodavatel nebo Koordinátor, jak je identifikován ve svém firemním účtu („Firma“).

1.4 Pojmy s velkým počátečním písmenem, které nejsou v těchto Zpracovatelských podmínkách definovány, mají význam uvedený v Podmínkách. „GDPR“ znamená nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů). „Osobní údaje“ znamenají osobní údaje, které Firma vloží do Nástrojů Firmy (čl. 2.1) a které Svatbee pro Firmu zpracovává. „Další zpracovatel“ znamená třetí osobu, kterou Svatbee zapojí do zpracování Osobních údajů pro Firmu.

1.5 Ve věcech zpracování Osobních údajů mají tyto Zpracovatelské podmínky přednost před Podmínkami, v ostatních věcech se vztah řídí Podmínkami.

2. Kdy je Svatbee zpracovatelem a kdy správcem

2.1 Ve vztahu k Osobním údajům, které Firma a členové jejího týmu vedou v Aplikaci pro vlastní podnikatelskou činnost v nástrojích určených ke správě jejího podnikání, zejména v evidenci klientů a poptávek, poznámkách, kalendáři dostupnosti, nabídkách, výkazech práce, schůzkách a šablonách, a k údajům o členech týmu Firmy, které Firma do Aplikace zadá („Nástroje Firmy“), vystupuje Firma jako správce a Svatbee jako zpracovatel. Konkrétní podoba a rozsah Nástrojů Firmy se mohou měnit podle aktuálních funkcí Aplikace a typu firemního účtu. Tyto Zpracovatelské podmínky se vztahují výhradně na toto zpracování.

2.2 Ve všech ostatních případech vystupuje Svatbee jako samostatný správce. Jde např. o firemní účet, Profil v Katalogu, Poptávky, Žádosti o nabídky, Svatby a propojení Firmy se Svatbou, recenze, platby a fakturaci a bezpečnost Aplikace. Toto zpracování se řídí Zásadami ochrany osobních údajů dostupnými na https://svatbee.com/ochrana-osobnich-udaju.html.

2.3 Svatba patří vždy Snoubencům. Propojením se Svatbou (např. rezervací z Poptávky nebo pozváním Snoubenci) získá Firma přístup pouze ke komunikaci se Snoubenci, ke sdíleným souborům a k základním údajům o Svatbě, které Snoubenci sami poskytnou (zejména jména a termín). K údajům o Hostech ani k dalšímu obsahu Svatby Firma přístup nemá, ledaže jí jej Snoubenci výslovně udělí, pokud to Aplikace umožňuje. Soubory, které si Firma a Snoubenci ve Svatbě vymění, jsou součástí Svatby. Osobní údaje, které Firma získá ze Svatby, z Poptávky nebo ze Žádosti o nabídky a dále je využívá pro svou činnost, zpracovává Firma jako samostatný správce.

2.4 Pokud Firma zpracovává Osobní údaje pro jiného správce jako zpracovatel, odpovídá za to, že získala oprávnění k zapojení Svatbee jako dalšího zpracovatele. Vůči takovému správci nemá Svatbee jiné povinnosti než ty, které vyplývají z těchto Zpracovatelských podmínek.

3. Předmět, účel a doba zpracování

3.1 Předmět a účel zpracování. Poskytování, provoz a zabezpečení Nástrojů Firmy, tj. uložení, správa a zpřístupnění Osobních údajů, které Firma a členové jejího týmu vloží do Aplikace.

3.2 Povaha zpracování. Uložení, uspořádání, vyhledání, zpřístupnění členům týmu Firmy podle přístupů nastavených Firmou, export, zálohování a výmaz, a to pouze elektronicky prostřednictvím Aplikace. Svatbee může v Nástrojích Firmy nabízet volitelné funkce využívající umělou inteligenci. Jejich použití Firmou je pokynem Firmy. Osobní údaje se při tom zpracovávají v Evropské unii prostřednictvím Dalšího zpracovatele uvedeného v seznamu podle čl. 9 a nejsou používány k trénování modelů umělé inteligence.

3.3 Doba zpracování. Svatbee zpracovává Osobní údaje po dobu trvání Smlouvy a poté jen po dobu nezbytnou podle čl. 13 nebo podle právních předpisů.

3.4 Obsah Osobních údajů. Svatbee obsah Nástrojů Firmy nekontroluje a rozsah Osobních údajů určuje Firma. Tím není dotčeno vyřizování nahlášení obsahu a řešení bezpečnostních incidentů, při kterých je Svatbee samostatným správcem (čl. 2.2).

4. Kategorie Osobních údajů a subjektů údajů

4.1 Kategorie Osobních údajů. Rozsah Osobních údajů určuje Firma. Zpravidla jde o:

a) jméno a příjmení klientů a jejich kontaktních osob;
b) kontaktní údaje (e-mail, telefon);
c) údaje o svatbě klienta (zejména termín a místo svatby) a obsah poptávek;
d) údaje o zakázkách (nabídky, ceny, výkazy práce, schůzky, termíny v kalendáři);
e) poznámky Firmy ke klientům a zakázkám;
f) jména, e-mailové adresy a role členů týmu Firmy;
g) další osobní údaje, které Firma do Nástrojů Firmy vloží.

4.2 Kategorie subjektů údajů. Osobní údaje se týkají zejména těchto kategorií subjektů údajů:

a) klienti a potenciální klienti Firmy (zejména snoubenci) a jejich kontaktní osoby;
b) členové týmu Firmy;
c) další fyzické osoby, jejichž osobní údaje Firma do Nástrojů Firmy vloží.

4.3 Zvláštní kategorie osobních údajů. Nástroje Firmy nejsou určeny ke zpracování zvláštních kategorií osobních údajů podle čl. 9 GDPR, například údajů o alergiích, ani údajů o trestných činech podle čl. 10 GDPR. Pokud je Firma přesto vloží, odpovídá za existenci odpovídajícího právního základu.

5. Pokyny Firmy

5.1 Svatbee zpracovává Osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Firmy, a to i pokud jde o předání Osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci, ledaže jí zpracování ukládá právo Evropské unie nebo členského státu; v takovém případě Svatbee Firmu o tomto požadavku informuje před zahájením zpracování, ledaže tento právní předpis takové informování zakazuje z důležitých důvodů veřejného zájmu.

5.2 Smluvní strany se dohodly, že úplnými a doloženými pokyny Firmy ve smyslu čl. 28 odst. 3 písm. a) GDPR jsou:

a) tyto Zpracovatelské podmínky a Podmínky;
b) nastavení Nástrojů Firmy zvolené Firmou, včetně přístupů členů jejího týmu;
c) užívání Nástrojů Firmy Firmou a členy jejího týmu, zejména vkládání, úpravy, export a mazání Osobních údajů.

5.3 Jakýkoli jiný pokyn musí Firma udělit písemně na e-mail gdpr (zavináč) svatbee.com. Svatbee takový pokyn provede, pokud je to možné v rámci standardních funkcí Aplikace a pokyn není v rozporu s právními předpisy. Nemůže-li Svatbee pokyn provést, bez zbytečného odkladu o tom Firmu informuje a Firma je oprávněna Smlouvu vypovědět s účinností ke konci Předplatného období.

5.4 Je-li podle názoru Svatbee pokyn v rozporu s GDPR nebo jinými předpisy o ochraně osobních údajů, Svatbee o tom Firmu neprodleně informuje a je oprávněna provedení pokynu pozastavit, dokud jej Firma nepotvrdí, nezmění nebo neodvolá.

6. Povinnosti Firmy

6.1 Firma odpovídá za zákonnost zpracování Osobních údajů, zejména za to, že pro něj má právní základ, že subjekty údajů řádně informovala a že vyřizuje jejich žádosti o výkon práv.

6.2 Firma odpovídá za správu přístupů a rolí členů svého týmu, za jejich jednání a za ochranu přihlašovacích údajů. Přístup k Osobním údajům pomocí přihlašovacích údajů Firmy nebo členů jejího týmu se považuje za přístup Firmy.

7. Mlčenlivost

7.1 Svatbee zajistí, aby přístup k Osobním údajům měli pouze ti její pracovníci, kteří jej potřebují k plnění Smlouvy, a aby tito pracovníci byli vázáni povinností mlčenlivosti, která trvá i po skončení jejich spolupráce se Svatbee.

7.2 Povinnost mlčenlivosti se neuplatní, pokud zpřístupnění Osobních údajů ukládá právní předpis nebo rozhodnutí orgánu veřejné moci; v takovém případě Svatbee Firmu předem informuje, pokud to právní předpisy dovolují.

8. Zabezpečení Osobních údajů

8.1 Svatbee přijala technická a organizační opatření odpovídající rizikům zpracování (čl. 32 GDPR) a zavazuje se je po celou dobu zpracování udržovat. Opatření může průběžně aktualizovat, pokud tím nesníží celkovou úroveň zabezpečení. Aktuální přehled opatření poskytne Svatbee Firmě na žádost. Opatření zahrnují zejména:

8.2 Organizační opatření:

a) povinnost mlčenlivosti všech osob s přístupem k Osobním údajům;
b) řízení přístupů podle rolí a přístup do administrace jen s vícefaktorovým ověřením;
c) přístup podpory k datům jen na nezbytnou dobu a v nezbytném rozsahu, s uvedením důvodu;
d) auditní záznam zásahů administrace chráněný proti změně;
e) pravidelné testování a hodnocení účinnosti opatření;
f) postup pro řešení bezpečnostních incidentů.

8.3 Technická opatření:

a) šifrování přenosu i uložených dat, u přístupových kódů a tokenů navíc samostatné šifrování;
b) oddělení dat jednotlivých uživatelů a firem, a to i na úrovni databáze;
c) zabezpečené přihlášení (ověření nového zařízení, ochrana proti opakovaným pokusům, možnost dvoufázového ověření);
d) uložení tajemství v trezoru klíčů a přístup služeb bez hesel;
e) ochrana Aplikace proti útokům (bezpečnostní hlavičky, omezení počtu požadavků);
f) pravidelné zálohy s testem obnovy, monitoring a upozornění na výpadky;
g) provoz v datových centrech v Evropské unii.

9. Další zpracovatelé

9.1 Firma uděluje Svatbee obecné povolení k zapojení Dalších zpracovatelů (čl. 28 odst. 2 GDPR). Svatbee zajistí, aby Další zpracovatel dodržoval stejné povinnosti, jaké stanoví tyto Zpracovatelské podmínky.

9.2 Aktuální seznam Dalších zpracovatelů je uveden na https://svatbee.com/zpracovatele.html.

9.3 O zapojení nebo nahrazení Dalšího zpracovatele Svatbee Firmu informuje e-mailem nebo oznámením v Aplikaci nejméně 14 dní předem. Firma může do 14 dní od oznámení vznést odůvodněnou námitku na e-mail gdpr (zavináč) svatbee.com.

9.4 Pokud Svatbee námitce nevyhoví, je Firma oprávněna Smlouvu vypovědět s účinností ke konci Předplatného období.

9.5 Osobní údaje jsou zpracovávány v Evropské unii. Pokud by Další zpracovatel předával Osobní údaje mimo Evropský hospodářský prostor, Svatbee zajistí záruky podle kapitoly V GDPR, zejména rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky.

10. Žádosti subjektů údajů

10.1 Žádosti subjektů údajů podle těchto Zpracovatelských podmínek vyřizuje Firma. Obdrží-li Svatbee takovou žádost přímo, odkáže subjekt údajů na Firmu a Firmu o žádosti informuje.

10.2 Firma k vyřízení žádostí využívá funkce Aplikace, které jí umožňují Osobní údaje vyhledat, opravit, exportovat a vymazat. Nestačí-li to, poskytne Svatbee Firmě přiměřenou součinnost, zpravidla do 14 dní od písemné žádosti.

11. Porušení zabezpečení a další součinnost

11.1 Svatbee oznámí Firmě porušení zabezpečení Osobních údajů bez zbytečného odkladu, zpravidla do 48 hodin poté, co se o něm dozví, a to e-mailem na adresu firemního účtu. Zároveň přijme přiměřená opatření k omezení jeho následků.

11.2 Oznámení obsahuje informace, které má Svatbee k dispozici, zejména popis porušení, kategorie a přibližný počet dotčených subjektů údajů, pravděpodobné důsledky a přijatá opatření. Informace lze poskytovat postupně.

11.3 Ohlásit porušení zabezpečení Úřadu pro ochranu osobních údajů (čl. 33 GDPR) a oznámit ho subjektům údajů (čl. 34 GDPR) je povinností Firmy; Svatbee jí přitom poskytne přiměřenou součinnost. Stejně tak je Firmě nápomocna při posouzení vlivu a předchozí konzultaci (čl. 35 a 36 GDPR), a to především poskytnutím informací uvedených v těchto Zpracovatelských podmínkách.

12. Audity

12.1 Svatbee na písemnou žádost Firmy poskytne informace potřebné k doložení plnění povinností podle čl. 28 GDPR.

12.2 Nestačí-li tyto informace, je Firma oprávněna provést audit, a to za těchto podmínek:

a) žádost o audit Firma zašle na e-mail gdpr (zavináč) svatbee.com nejméně 30 dní předem;
b) audit se provádí nejvýše jednou za 12 měsíců, ledaže jej vyžaduje dozorový úřad nebo následuje po porušení zabezpečení Osobních údajů;
c) audit nepřesáhne 1 pracovní den, nenaruší provoz Aplikace a týká se jen zpracování Osobních údajů pro Firmu;
d) náklady auditu nese Firma (čl. 14.4);
e) Firma poskytne Svatbee zprávu z auditu a nezpřístupní ji třetím osobám, s výjimkou dozorového úřadu.

12.3 Svatbee může odmítnout auditora, který není nezávislý nebo je vůči ní v soutěžním postavení; Firma pak pověří jiného auditora nebo provede audit sama.

13. Výmaz a export Osobních údajů

13.1 Firma může Osobní údaje z Nástrojů Firmy kdykoli bezplatně exportovat ve strojově čitelném formátu (čl. 22.1 Podmínek). Export je oprávněn stáhnout vlastník firemního účtu.

13.2 Smaže-li Firma firemní účet, Svatbee Osobní údaje uchová 30 dnů pro případ obnovení účtu a poté je vymaže. Před smazáním účtu si Firma musí exportovat vše, co si přeje zachovat. Smazání osobního účtu jednoho člena týmu firemní účet nemaže, smazáním účtu posledního člena týmu ale zaniká i firemní účet.

13.3 Neuhradí-li Firma cenu do konce Předplatného období (čl. 19.4 Podmínek), firemní účet se na 60 dnů zmrazí, během této doby může Firma Osobní údaje exportovat nebo předplatné obnovit. Uplynutím této doby Smlouva skončí. Po skončení Smlouvy z jiného důvodu než smazáním firemního účtu může Firma Osobní údaje exportovat ještě 30 dnů; poté je Svatbee vymaže.

13.4 Zmrazení firemního účtu podle čl. 13.3 není skončením Smlouvy a Osobní údaje po dobu zmrazení zůstávají uloženy.

13.5 Vymazané Osobní údaje mohou po omezenou dobu zůstat v zálohách, než budou přepsány; doby uchování záloh uvádějí Zásady ochrany osobních údajů. Zálohy Svatbee používá jen k obnově dat a při obnově mezitím vymazané Osobní údaje znovu vymaže.

13.6 Povinnost výmazu se nevztahuje na údaje, jejichž uložení Svatbee ukládá právní předpis, a na písemnou žádost Firmy Svatbee výmaz Osobních údajů písemně potvrdí.

14. Odpovědnost a náklady

14.1 Pro odpovědnost stran platí čl. 7 a 21 Podmínek. Omezení odpovědnosti Svatbee podle čl. 21.2 Podmínek se vztahuje i na veškeré nároky z těchto Zpracovatelských podmínek, které spolu se Smlouvou podléhají jednomu společnému limitu.

14.2 Svatbee neodpovídá za újmu, včetně pokut, vzniklou v důsledku pokynů Firmy, porušení povinností Firmy, obsahu Osobních údajů nebo jednání členů týmu Firmy.

14.3 Firma nahradí Svatbee újmu, pokuty a náklady, včetně nákladů na právní zastoupení, které vzniknou v důsledku porušení povinností Firmy jako správce.

14.4 Za součinnost nad rámec standardních funkcí Aplikace, zejména za audit nebo nestandardní pokyn, může Svatbee účtovat cenu dohodnutou předem (čl. 19.6 Podmínek). Za součinnost, kterou musí poskytnout bezplatně podle právních předpisů, úplatu neúčtuje.

14.5 Ujednáními tohoto článku nejsou dotčena práva subjektů údajů podle čl. 82 GDPR.

15. Závěrečná ustanovení

15.1 Tyto Zpracovatelské podmínky nabývají účinnosti uzavřením Smlouvy a zůstávají v platnosti po dobu, po kterou Svatbee zpracovává Osobní údaje pro Firmu.

15.2 Změny těchto Zpracovatelských podmínek se řídí čl. 23 Podmínek. Svatbee je Firmě oznámí e-mailem, případně i oznámením v Aplikaci, nejméně 15 dnů před jejich účinností a Firma může Smlouvu do jejich účinnosti vypovědět.

15.3 Tyto Zpracovatelské podmínky jsou účinné od 1. 11. 2026.